Congirus · Bilimsel etkinlik yönetim platformu
Kongre sekretaryası tek panelde
Bildiri çağrısından katılım belgesine kadar bir kongrenin süreçleri tek sistemde yürür. Kongrenin kendi web sitesi de aynı panelden oluşturulur. Sekretarya, zamanının daha büyük bölümünü etkinliğin bilimsel içeriğine ayırabilir.
Çıkış noktası
Kongre yönetiminde işin önemli bir kısmı dışarıdan görünmez
Katılımcıların bir kongreden gördüğü kısım programdır. Bunun arkasında önemli bir iş yükü bulunur: yüzlerce bildirinin toplanması, her birinin uygun hakeme atanması, hakem gecikmelerinin takibi, kabul ve ret yazılarının hazırlanması, katılım ücretlerinin tahsili, dekontların eşleştirilmesi, oturum çakışmalarının giderilmesi, yaka kartlarının basılması ve salon girişinde katılımın kaydedilmesi.
Bu işlerin büyük bölümü e-posta ve tablolar üzerinden yürütüldüğünde sekretarya zamanının önemli bir kısmını bilimsel içeriğe değil takibe ayırır ve tek tek işlerin gözden kaçması kolaylaşır.
Congirus bu zinciri tek sistemde toplar. Hangi bildirinin hangi aşamada olduğu, kimin ne kadar süredir beklediği ve hangi ödemenin açık olduğu tek listede görülür.
Kimler için
Hedef kurumlar
Kongre, sempozyum, konferans ve çalıştay düzenleyen üniversiteler ve fakülteler. Bilimsel dernekler ve topluluklar. Meslek kuruluşları ve odalar. Araştırma merkezleri ve kamu kurumlarının etkinlik birimleri.
Platform tek bir etkinlik için de, yılda birden çok etkinlik düzenleyen kurumlar için de uygundur. Kurum hesabı kalıcıdır: her yeni kongre aynı hesap altında açılır ve önceki etkinliklerin arşivi korunur.
Kapsam
Sistemin kapsamı
Tek kurum hesabı · tek denetim izi.
| Modül | Kapsam |
|---|---|
| Kurum ve kongre çekirdeği | Tek kurum hesabı altında birden çok kongre; kongre bazında ekip ve roller. |
| Bildiri yönetimi | Özet ve tam metin toplama, yazar bilgileri ve dosya akışı. |
| Form tasarımcısı | Başvuru ve değerlendirme formları panelden tasarlanır. |
| Değerlendirme akışı | Kongreye göre yapılandırılan hakem süreci; süre takibi ve hatırlatmalar. |
| Program ve takvim | Program kurgusu, çakışma uyarıları, takvim ve program kitabı çıktısı. |
| Katılım ve ücret | Bildirili ve bildirisiz katılım, kontenjanlı oturumlar, ücret tahsilatı. |
| Belge ve sertifika | Katılım belgesi, kabul mektubu, davet yazısı ve yaka kartı; halka açık doğrulama. |
| Kitap üretimi | Kabul edilen bildirilerden özet ve tam metin kitabı. |
| Check-in ve yoklama | Salon girişinde katılım kaydı; belgeler bu kayda dayanır. |
| Kongre web sitesi | Kongrenin kendi sitesi aynı panelden oluşturulur ve yayımlanır. |
| Raporlama ve denetim | Başvuru, değerlendirme, ödeme ve katılım metrikleri; denetim kaydı. |
Modüllerin ayrıntıları ve güncel özellikler ürün sitesinde yayımlanır: congirus.com
İşleyiş
Nasıl işletilir, neyi korur
- Bulut platformu
- Congirus bulut platformu olarak işletilir. Kurum kendi hesabını açar ve kongrelerini bu hesap altında yönetir. Kurulum, güncelleme, yedekleme ve izleme tarafımızca yürütülür; kurumun sunucu yönetmesi gerekmez. Abonelik ve plan yönetimi kurum panelinden yapılır.
- Katılımcı verisinin sorumluluğu
- Bir kongre sistemi çok sayıda kişinin kimlik, iletişim ve ödeme bilgisini taşır. Sistem, katılımcının onayını kayıt aşamasında alır ve kayıt altında tutar. Erişim izin bazlıdır; ekip üyeleri yalnızca yetkilendirildikleri alanları görür. Kişisel veriler Türkiye’de KVKK, Avrupa’da GDPR çerçevesinde işlenir.
- Uluslararası kongreler
- Sistem ve içerik düzeyinde çok dilli çalışma desteklenir. Kongre adı, mekân bilgisi ve site içeriği farklı dillerde tanımlanabilir; katılımcı kendi dilinde başvuru yapar ve bildirimlerini kendi dilinde alır.
- Ne zaman başlanmalı
- Yeni bir kongre kısa sürede kurulabilir. Ancak bildiri çağrısı yayımlanmadan önce form yapısının, hakem havuzunun ve değerlendirme kurallarının netleşmiş olması gerekir; çağrı tarihinden birkaç hafta önce başlamak genellikle yeterlidir. Önceki kongrelerin verisi aktarılabilir; arşiv korunur.
Kongrenizi anlatın
Demo görüşmesi sizin kongre akışınız üzerinden ilerler. Beklenen bildiri sayısı, birlikte çalıştığınız hakem sayısı ve ücret yapınız, sistemin bu işi nasıl karşıladığını göstermek için başlangıç noktalarıdır.