Congirus · Plattform für wissenschaftliche Veranstaltungen
Das Kongresssekretariat in einem Panel
Vom Call for Abstracts bis zur Teilnahmebescheinigung laufen die Abläufe eines Kongresses in einem System. Auch die Website der Veranstaltung entsteht im selben Panel. Das Sekretariat kann einen größeren Teil seiner Zeit dem wissenschaftlichen Inhalt der Veranstaltung widmen.
Ausgangslage
Im Veranstaltungsmanagement ist ein großer Teil der Arbeit von außen nicht sichtbar
Was Teilnehmende von einem Kongress sehen, ist das Programm. Dahinter steht ein erheblicher Arbeitsaufwand: Hunderte Beiträge einsammeln, jeden einer passenden Gutachterin oder einem passenden Gutachter zuordnen, Verzögerungen nachfassen, Annahme- und Absageschreiben vorbereiten, Teilnahmegebühren einziehen, Zahlungsbelege zuordnen, Terminkollisionen auflösen, Namensschilder drucken und am Saaleingang die Anwesenheit erfassen.
Wird der größte Teil davon über E-Mail und Tabellen abgewickelt, verwendet das Sekretariat einen großen Anteil seiner Zeit auf das Nachfassen statt auf den wissenschaftlichen Inhalt, und einzelne Vorgänge werden leicht übersehen.
Congirus führt diese Kette in einem System zusammen. Welcher Beitrag in welcher Phase steht, wer seit wann wartet und welche Zahlung offen ist, zeigt eine einzige Liste.
Für wen
Vorgesehene Einrichtungen
Hochschulen und Fakultäten, die Kongresse, Symposien, Konferenzen und Workshops ausrichten. Wissenschaftliche Gesellschaften und Fachgemeinschaften. Berufsverbände und Kammern. Forschungszentren und Veranstaltungseinheiten öffentlicher Einrichtungen.
Die Plattform eignet sich für eine einzelne Veranstaltung ebenso wie für Einrichtungen mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr. Das Einrichtungskonto ist dauerhaft: Jeder neue Kongress wird darunter angelegt, und das Archiv früherer Veranstaltungen bleibt erhalten.
Umfang
Was das System abdeckt
Ein Einrichtungskonto · ein Prüfpfad.
| Modul | Umfang |
|---|---|
| Einrichtung und Kongresskern | Mehrere Kongresse unter einem Einrichtungskonto; Teams und Rollen je Kongress. |
| Beitragsverwaltung | Abstract- und Volltexterfassung, Autorenangaben und Dateifluss. |
| Formular-Designer | Einreichungs- und Begutachtungsformulare werden im Panel gestaltet. |
| Begutachtungsablauf | Pro Kongress konfigurierter Gutachterprozess; Fristenverfolgung und Erinnerungen. |
| Programm und Kalender | Programmplanung, Kollisionswarnungen, Kalender und Programmheft-Ausgabe. |
| Teilnahme und Gebühren | Teilnahme mit und ohne Beitrag, Sitzungen mit Kontingent, Gebühreneinzug. |
| Dokumente und Zertifikate | Teilnahmebescheinigung, Annahmeschreiben, Einladung und Namensschild; öffentliche Prüfung. |
| Bandproduktion | Abstract- und Volltextband aus den angenommenen Beiträgen. |
| Check-in und Anwesenheit | Anwesenheitserfassung am Saaleingang; die Bescheinigungen beruhen darauf. |
| Kongress-Website | Die eigene Website des Kongresses entsteht und erscheint aus demselben Panel. |
| Auswertung und Prüfpfad | Kennzahlen zu Einreichung, Begutachtung, Zahlung und Teilnahme; Prüfprotokoll. |
Moduldetails und aktuelle Funktionen werden auf der Produktseite veröffentlicht: congirus.com
Betrieb
Wie es betrieben wird und was es schützt
- Cloud-Plattform
- Congirus wird als Cloud-Plattform betrieben. Die Einrichtung eröffnet ihr eigenes Konto und verwaltet ihre Veranstaltungen darunter. Installation, Updates, Sicherungen und Monitoring übernehmen wir; die Einrichtung muss keine Server betreiben. Abonnement und Tarif werden im Panel der Einrichtung verwaltet.
- Verantwortung für Teilnehmendendaten
- Ein Veranstaltungssystem führt Identitäts-, Kontakt- und Zahlungsdaten vieler Personen. Das System holt die Einwilligung bei der Registrierung ein und dokumentiert sie. Der Zugriff ist rechtebasiert; Teammitglieder sehen nur die für sie freigegebenen Bereiche. Personenbezogene Daten werden in der Türkei nach KVKK und in Europa nach DSGVO verarbeitet.
- Internationale Kongresse
- Mehrsprachiger Betrieb wird auf System- und Inhaltsebene unterstützt. Veranstaltungsname, Ortsangaben und Website-Inhalte lassen sich in mehreren Sprachen pflegen; Teilnehmende reichen in ihrer Sprache ein und erhalten Benachrichtigungen in dieser Sprache.
- Wann beginnen
- Ein neuer Kongress ist in kurzer Zeit eingerichtet. Vor der Veröffentlichung des Call for Abstracts sollten jedoch Formularaufbau, Gutachterpool und Begutachtungsregeln feststehen; ein Beginn einige Wochen vor dem Call-Termin ist in der Regel ausreichend. Daten früherer Kongresse lassen sich übernehmen; das Archiv bleibt erhalten.
Erzählen Sie uns von Ihrem Kongress
Ein Demogespräch folgt Ihrem eigenen Veranstaltungsablauf. Die erwartete Zahl der Beiträge, die Zahl der Gutachtenden und Ihre Gebührenstruktur sind die Ausgangspunkte, um zu zeigen, wie das System diese Arbeit abbildet.